کنترل کیفیت
مطالب سیستم های کیفیت و استاندارد
کلمات کلیدی مطالب
     

مدیر ارشد

شناخت کامل و کافی مدیریت ارشد سازمان از علوم روز دنیا : عدم شناخت مدیریت از علوم روز دنیا می تواند استقرار سیستم های کیفیتی را با مشکل روبرو نماید. حمایت مدیریت اولین و مهمترین گام در پیاده سازی و اجرای سیستم های کیفی و مدیریتی می باشد. معمولا زمانی مدیریت ارشد از استقرار این سیستم ها حمایت می کند که با مفاهیم اولیه و مزایای اجرا و پیاده سازی نظام های مورد نظر اشنا بوده و به مثمر ثمر بودن این سیستم ها و ابزارها اعتقاد داشته باشد . این امر مستلزم بروز بودن دانش مدیران ارشد وسپری نمودن دوره های آموزشی مورد نیاز می باشد.

سطح بالای بینش و اندیشه مدیریتی برای رویکرد و حمایت از طرحهای تحول زا نقش اساسی در تضمین موفقیت سازمان در اینده دارد . شرکت هایی در بازار رقابت و کسب سهمیه بیشتر از بازار موفق می باشند که اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را بدرستی تدوین و در راستای رسیدن به اهداف مشخص شده ؛ برنامه ریزی قوی داشته باشند . بهتر است مدیران ارشد سازمان کارهای روزمره و اقدامات کوتاه مدترا به مسئولین و پرسنل زیر دست سپرده و تمرکز بر اهداف بلند مدت و انتخاب استراتژی های بهینه جهت رسیدن به اهداف را در دستور کار خود قرار دهند.تعداد زیادی از شرکت هایی معتبر که در حال حاضربا مشکلات عدیده مالی روبرو هستند در گذشته وضعیت مناسبی داشته و بعضا در بازار فروش تکتاز بوده اما در آن موقع بصورت مقطعی فکر کرده و برای آینده برنامه مشخص نداشته اند و اکنون با چالش های مختلف مواجه شده اند . به همین دلیل بدنبال اجرا و پیاده سازی سیستم های مختلف رفته و باز هم بدون تحقیق و بررسی جامع ؛ پیاده سازی نظام های مختلف را به امید نجات دادن شرکت آزمایش می کنند که باز هم به دلایل مختلف در بعضی مواقع با شکست مواجه می شوند.

همانند بسیاری از تلاش های دیگر در زمینه های مختلف که نیاز به تهعد مدیریتی دارد ؛ برای دریافت سیستم های کیفیتی تهعد مدیریت یکی از اصول اصلی می باشد. جیمز مک گریگور برنز در کتاب خود (( رهبری)) ؛ از رهبر به عنوان القاء کننده هدف و برانگیزانده شور و تمایل در راه رسیدن به هدف یاد می کند ؛ نه کسی که صرفا با مراقبت شدید و خصمانه ؛ قصد کنترل اوضاع را دارد .در واقع این رهبر یا مدیریت ارشد است که روح تلاش و علاقه را نسبت به اهداف مشترک (( پیاده سازی سیستم کیفیت)) در جان پیروان خود می دمد . در یک سازمان ؛ رهبران ؛ ارزش های آن سازمان را شکل می دهند؛ سپس آ نها را گسترش داده ؛ همواره از آنها حمایت و محافظت به عمل می آورند.همچنین برای حفظ و گسترش هرچه بیشتر این ارزش ها ، شروع به اجرای آنها نموده .

مطابق عقیده برنز ؛ مدیران و کارکنان یک سازمان انگیزه یکدیگر را بالا برده ؛ پیشرفت سازمان را با این ارتباط دو جانبه رقم می زنند. فرآیند اجرایی شدن و استمرار سیستم های کیفیت همانطور که در بالا اشاره شد به مشارکت مدیریت ارشد نیاز دارد  به خصوص در نخستین گام ها نقش عمده را بر عهده دارندو در حقیقت اهمال گری و بی توجهی مدیر ارشد نتیجه ای جز شکست تمامی تلاش های انجام شده نخواهد داشت .

مدیریت باید از نقشی که نه تنها در طول اجرای سیستم کیفیت ؛ بلکه بر مبنایی مستمر ایفا می کند ؛ آگاهی داشته باشد . همانطور که در ابتدای گفته شد ؛ مدیریت ارشد عزمی راسخ برای دریافت ؛ استقرار و حفظ داشته باشد . این کار فقط با تضمین درک و آگاهی مدیریت از اهمیت نقش مورد نیازش ؛ انجام پذیر است .باید مدیریت را به عنوان صاحب سیستم کیفیت در نظر گرفت . کیفیت را نباید فقط وظیفه واحد کیفیت دانست . تمامی سازمان باید بر این عقیده باشند که تیم مدیریت ؛ بالاترین قدرت و مسئولیت را در کلیه تصمیمهای مربوط به ایجاد ؛ نگهداری و بهبود مستمر سیستم کیفیت دارد.اگرچه درک و آگاهی مدیریت از منابع مورد نیاز و هزینه های مربوط مهم است ؛ اما مهمتر این است که مدیریت از مزیت های نهفته در اجرای سیستم کیفیت کارا که از سوی یک مرجع بی طرف و شناخته شده بدست می آورد آگاهی داشته باشد . اگر کوشش ؛ فقط برای بدست آوردن نیازمندیها اعمال شود ؛ ثمره کار نیز کمترین خواهد بود . اما مزیتهای بزرگتر ؛ از روشی زمانی  حاصل خواهد شد که نگرش مدیریت سیستم را یک بخشی مهمی از راهبرد تجاری بزرگتر در نظر داشته باشد .

ویژگی هایی که مدیران ارشد سازمان باید داشته باشند تا سیستم های کیفیت بصورت روان قابل اجراء و استمرار آن برقرار باشد.

  1.        مدیران ارشد یک سازمان باید همیشه به نیازمندیهای مشتریان خود آگاهی داشته باشند و همیشه در صدد رفع نواقص کالاها ارائه شده از سوی سازمان متبوع خود باشند .
  2.        مدیران بیشتر با نیرو دادن به افراد ؛ کار را پیش می برند نه با کنترل خشک و خشن زیر دستان که این ویژ گی می تواند یکی از اصل اولیه اجرای سیستم ها گردد.
  3.      تاکید مدیران باید همیشه بر بهبود متمرکز گردد نه بر حفظ شرایط موجود ؛ مدیران باید همیشه بجای اینکه بگویند اگر خراب نیست نیازی به تعمیر ندارد باید بگویند اگر می توانید بهبودش دهید ؛ زیرا در هر شرایط کاری همیشه جایی برای بهبود وجود دارد.
  4.       تاکید مدیران باید همیشه بر پیشگیری قبل از وقوع هر رخدادی باشد . همیشه گفته می شود اگر یک ریال برای پیشگیری صرف شود بسیار با ارزش تر از هزار تومان است که صرف جبران می گردد .
  5.       چیزی که باید همیشه مد نظر مدیران قرار گیرد ؛ تبدیل رقابت ها به همکاری با استفاده از این سیستم ها باشد.مدیران با تشویق همکاری و کار گروهی به جای کار فردی ؛ روحیه کار مثبت و دسته جمعی را در افراد پرورش دهند تا بخش های مختلف یک سازمان بجای جنگ ودرگیری و رقابت باهم همکاری نمایند .اصل همکاری باید در بین مدیران و اعضای دیگر سازمان باید برقرار گردد.
  6.      مدیران حتی الامکان آموزش می دهند و هدایت می کنند نه اینکه دستور دهند و کنترل نمایند.
  7.      همواره از مشکلات باید درس هایی بیاموزند و ممیزی های سیستم ها باید راهگشای حل مشکلات گردد نه یک اهرم فشار بر یک قسمت در سازمان یا یک مدیر
  8.      تلاش مسئولان سازمان ؛ همواره بر بهتر کردن چگونگی حل مسائل متمرکز گردد . بهبود در کار باید در نظر گرفته شود ؛ اگر افراد دارای تفکرات ناب و مفیدی هستن باید با تشویق مدیران در جهت بهبود سیستم برداشته شود.
  9.       با پیشرفت روز به روز سیستم های کیفیتی ؛ اعتماد مدیران و دیگر اعضای سازمان نسبت به هم  بیشتر می شود. ازطرف دیگر مدیریت سازمان باید حمایت همه جانبه صورت دهد تا مدیران و دیگر اعضای سازمان از این سیستم ها کیفیت به عنوان راهنما استفاده نمایند.
  10.      حضور مدیر ارشد در جلسات مدیران  و دیگر اعضای سازمان بر حسب نیاز می تواند پشتیبان این سیستم های گردد.

بطور کلی در بخش مدیریت ارشد مواردی که باعث می شود سیستم های کیفی و مدیریتی بطور رضایت بخش در سازمان ها کارایی خوبی نداشته باشد به شرح زیر باشد.

  1.        عدم تهعد مدیریت ارشد به اجرای سیستم ؛ برای حصول اطمینان از موفقیت در اجرای سیستم ، مدیریت ارشد می‌بایست نقش فعال داشته باشد و هدایت و رهبری را در دست گیرد که در این مورد می تواند کمیته ای از مدیران تشکیل و اجرای آن را کنترل نماید. این کمیته می‌بایست شامل کلیه مدیران اصلی بوده که توسط مدیر عامل انتخاب و هدایت می‌شوند. وظیفه این تیم سیاستگذاری، برنامه‌ریزی، اجرا، هدف‌گذاری و افزایش آگاهی کارکنان نسبت به  استقرار ؛ اجرا و استمرار و بهبود سیستم می‌باشد.
  2.     عدم توجه و علاقه مندی به سیستم های کیفی و مدیریتی : زمانی که یک مدیر ارشد به استقرار اینگونه سیستم ها علاقه نشان ندهد به راحتی نمی توان اینگونه سیستم ها را اجرایی نمود.
  3.    عدم اعتماد مدیرارشد و یا دیگر مدیران به اجرای این سیستم ها : همانطور که قبلا اشاره شد با اجرایی شدن این سیستم ها اعتماد بوجود می اید در مرحله ابتدایی مدیر باید با نظر مثبت وارد شود.
  4.     عدم حضور مدیر ارشد  در دوره های آموزشی :  اجرای این سیستم مستلزم بروز بودن دانش مدیران ارشد وسپری نمودن دوره های آموزشی مورد نیاز می باشد.
  5.     عدم تهعد مدیران به پیاده سازی سیستم : همانطور که برای پیاده سازی ؛ اجرا و بهبود هر کاری تهعد عامل اصلی می باشد در این امر نیز متهعد بودن مدیران باعث اجرای دقیق سستم ها می شود.
  6.      متصور بودن مدیران از اینگونه فعالیت ها به عنوان اموری پر هزینه و وقت گیر : داشتن تصور اینکه این امور بجز وقت گیری و اتلاف سرمایه کارایی ندارد می تواند این سیستم ها را دچار مشکل کند. آینده نگر نبودن مدیران باعث اینگونه تصورات می شود .
  7.    عدم توجه و تقدیر از برنامه ها کیفی : بی توجهی مدیران از تقدیر و تشکر می تواند اجرای دقیق این سیستم ها را با مشکل روبرو کند.
  8.     عدم توجه به مسئولین کیفی در سازمانها:  از آنجایی مسئولین کیفی نمایندگان مدیریت ارشد در یک سازمان هستند بی توجهی به آنها علتی بجز اینکه مدیریت ارشد خواستار آن است نمی تواند باشد.
  9.      عدم انتصاب نماینده مدیریت کارآمد : انتخاب و معرفی نماینده مدیریت در سازمان به جهت شرکت درجلسات به دلیل مشغله مدیریت ؛ وظیفه نماینده مدیریت  می باشد ؛ این نماینده باید از نظر کارآمدی فردی شایسته و مورد قبول اکثر مدیران اجرایی در سازمان باشد. کارآمدی از این نظر که شناخت کاملی از سیستم های کیفیتی و مدیریتی داشته باشد و به عنوان یک بال پرواز برای سازمان باشد.    
  10.    عدم اجرای دقیق الزامات از سوی مدیر ارشد : در صورتی که مدیر ارشد معتقد به اجرای الزامات سیستم های کیفی و مدیریتی نباشد بعد از مدتی استمرار این گونه سیستم ها با مشکل روبرو می گردد.
  11.    عدم ثبات در پست های کلیدی سازمان : تغییرات مداوم می تواند یکی از عوامل عدم اجرای بهینه این گونه ی سیستم ها گردد .
  12.   توجه محض فقط به هزینه ها از طرف مدیر ارشد : توجه صد در صد به هزینه ها و عدم توجه به نتایج پیاده سازی این گونه سیستم ها می تواند عاملی جهت جلو گیری از پیشرفت و اجرای مناسب گردد.
  13.   نگرش صرفا تبلیغاتی به اینگونه سیستم ها : نگرش صرفا تبلیغاتی به این سیستم ها می تواند فقط ظاهر کار را پوشش دهد لذا کارآمد سیستم ها را زیر سوال می برد .

14. کم رنگ بودن استراتژی در مورد استقرار اینگونه سیستم ها در سازمان : از انجایی که تماما اجرای اینگونه سیستم ها بستگی به تعریف استراتژیک یک سازمان دارد ضعیف بودن بعضی از سیستم ها کیفی و مدیریتی در تعریف اولیه استراتژیک می تواند یکی از عوامل عدم اجراء یا استمرار این سیستم ها شود.

  1. 15.  داشتن سطح توقع بیش از اندازه در پیاده سازی سیستم ها : باید طوری باشد یک مدیر سطح توقع مناسبی از یک سیستم مدیریتی یا کیفی داشته باشد مثلا با اجرای سیتم ISO-9000 مدیر ارشد نباید انتظار یک معجزه در کیفیت محصولات را داشته باشد ؛ چراکه با پیاده سازی این سیستم فقط الزامات کیفیت پیاده می گردد و جهت اجرایی شدن این الزامات ابزاری نیاز است که باید از طرف سازمان پیاده شود.

 

نویسندگان وبلاگ:
کدهای اضافی کاربر :